MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

MODUL PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.  Pengertian Administrasi

Menurut Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi Negara), membedakan administrasi dalam 2 pengertian, yaitu :

1.    Administrasi Dalam Pengertian Sempit

Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain sebagainya.

2.    Administrasi Dalam Pengertian Luas

Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam 3 perspektif, yaitu :

a.    Proses

Ditinjau dari sudut proses, maka administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakan, proses pengawasan sampai dengan pencapaian tujuan. Untuk mencapai suatu tujuan orang harus memikirkan dahulu apa yang akan dicapai dan bagaimana cara mencapainya serta sarana dan prasana apa yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut serta kemampuan seseorang untuk menjalankannya. Sebagai contoh

1.    Seseorang akan bepergian dari Jakarta ke Jayapura, maka orang tersebut sudah punya tujuan mengapa dia ke Jayapura, kemudian bagaimana caranya ?,

2.    Apakah menggunakan kapal laut atau pesawat udara, lalu tersediakah biaya untuk itu dan yang tidak kalah penting adalah mampukah orang itu untuk mengadakan perjalanan sejauh itu ?

b.   Fungsi atau Tugas

Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang harus dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai “administrator” ( memegang jabatan dalam manajemen suatu organisasi). Dalam setiap organisasi atau instansi sudah tentu ada orang-orang yang menjalankan administrasi, misalnya :

1.Orang-orang yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin);

2.Orang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan (perencana);

3.Orang-orang yang melaksanakan tugas pengawasan /kontrol (pengawas);

4.Orang-orang yang mengorganisir (organisator), dan lain sebagainya.

c.       Kepranataan (Institusi)

Ditinjau dari kepranataan (institusi), maka tinjauan administrasi adalah melihat kegiatan dalam suatu lembaga melakukan aktivitas tertentu, misalnya: Lembaga perbankan, maka ada orang-orang yang melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga itu; Kantor Pos, maka ada ora g-orang yang melakukan kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman barang, dan lain lain); kantor pajak, kantor kepolisian, kantor departemen –departemen, non departemen dan lain sebagainya. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi mempunyai pengertian:”Aktivitas-aktivitas untuk mencapai tujuan” atau “proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan”.

B.       Pengertian Kantor

Seperti yang disebutkan di muka bahwa kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi. Lebih lanjut lagi dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengelolaan data dan keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai) melakukan aktivitas manajemen. Apabila memperhatikan definisi-definisi di atas pengertian kantor ditinjau dari dua segi, yaitu:

1. Dari segi fisik

Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung  yang bersifat statis, yaitu suatu tempat penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat (records keeping) dan pengurus informasi (information handling).

2.  Dari segi aktivitas

 Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin adanya pembagian pekerjaan di antara mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tersebut.

C. Ciri-Ciri Kantor

1. Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan.

2. Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, penyederhanaan sistem manajemen, metode kerja, mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha.

D. Unsur-Unsur Kantor

1. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung

2.  Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabotperabot kantor.3. Personil, yaitu semua orangyang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari pesuruh sampai pimpinan.

E. PENGERTIAN  ADMINISTRASI KANTOR

Dalam kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran (Office Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

F. RUANG LINGKUP  ADMINISTRASI KANTOR

1. Aktivitas Kantor

Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing- masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi fungsi seorang manajer kantor. Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan.

a.  Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang:

1) Perencanaan gedung, yang meliputi: letak gedung dan bentuk gedung

2) Tata suara

3) Tata warna

4) Tata ruang kantor

5) Ventilasi

6) Penerangan/cahaya

7) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

8) Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor

9) Anggaran (Budgeting) perkantoran

b.  Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb.

c. Pengawasan Perkantoran

Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:

1) Kualitas pekerjaan kantor

2) Waktu pekerjaan kantor

3) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.

4) Biaya perkantoran

5) Alat perlengkapan dan perabotan kantor

6) Pelayanan kantor

7) Pengawasan dokumentasi.

2. Sarana/Fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Berdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang dimaksud di sini adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu:

a.        Lokasi

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:

1) Faktor lingkungan tetangga.

2) Faktor dekat.

3) Faktor harga.

4) Faktor dekat labour market.

5) Faktor jalan keluar masuk pegawai.

6) Faktor keamanan.

b. Gedung

1) Dapat memberikan fasilitas.

2) Menjamin kesehatan

3) Berkesan yang baik.

4) Fleksibel.

5) Keseimbangan biaya keuntungan.

c. Peralatan

Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:

1) . Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife.

2). Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior

Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.

e.  Mesin-mesin Kantor

Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

Ruang perkantoran (Office Space) Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :

Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan; Pemeliharaan.

1.    Komunikasi (Communication)

Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Telepon; Susunan kabel; Sistem telepon antar kantor; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.

2.    Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian; Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Keterlambatan; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang; Semangat kerjasama dan Disiplin.

3.    Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

    Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung; Perlengkapan kirim surat; dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru.

5.  Peralatan dan Mesin  (Appliances and Machines)

Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung; Perlengkapan kirim surat; dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru.

6.  Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat; Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan  Barang.

7.  Metode

Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran; Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin.

8.  Warkat (Records)

Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat- menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools); Metode pelaporan; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman petunjuk kerja; Latihan pemindahan tugas; dan Analisis tugas pekerjaan.

G. Tujuan Manajemen Perkantoran

Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju adalah tercapainya tujuan secara efisien. Yang dimaksud efisien disini adalah memenuhi persyaratan baik ditinjau dari segi ekonomis, teknis, dan psikologis. Ekonomis bukan berarti murah dari segi biaya, tetapi pantas dan sesuai. Misalnya kita pergi memancing ikan dengan tujuan mendapatkan ikan kakap. Agar biaya murah kita gunakan cacing untuk umpan (bahkan tanpa biaya). Hal hasil tujuan mendapatkan ikan kakap tidak pernah tercapai, bahkan kita sudah rugi waktu dan tenaga. Teknis. Dalam arti berdaya guna atau bermanfaat. Psikologis. Dalam arti terdapat kepuasan. Tujuan dapat dicapai, tetapi apabila dalam mencapai tujuan itu tidak sesuai denga perencanaan. Dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosanpemborosan, maka hal tersebut perlu dihindari untuk mencetak hal-hal seperti di atas, maka sumber-sumber daya (resources) yang akan dimanfaatkan. Dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi- fungsi manajemen. Sumber-sumber daya dimaksud terdiri dari manusia, uang, mesin-mesin, material, metode, dan pasar. Berdasarkan kajian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan manajemen perkantoran antara lain:

1. Berikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksanaan. Tugas organisasi secara efisien.
2. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai .
3. Membantu organisasi/perusahaan, memelihara serta memenuhi kebutuhannya.
4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.
5. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat dipertanggung jawabkan.

SOAL SOAL

1.      Jelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran !

2.      Jelaskan pengertian kantor  menurut para ahli!

3.      Jelaskan pengertian administrasi perkantoran!

4.      Jelaskan ruang lingkup administrasi perkantoran !

5.      Jelaskan tujuan administrasi perkantoran !

2.  Karatreristik Administrasi Perkantoran

1.      Bersifat Pelayanan

Pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.

G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satua organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan trsebut.

2. Merembes Segenap Bagian Organisasi

Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua pekerjaan operatif.

3. Dilakukan Semua Pihak

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak  masuk atau yang lembur  tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

3. Azas-Azas Administrasi Perkantoran

      

Prinsip Manajemen adalah suatu dasar/ azas bagaimana manajemen itu dilakukan agar  mendapatkan hasil yang maksimal, sehingga sesuai dengan kondisi yang diharapkan.

Frederick Winslow Taylor (Prinsip Manajemen Ilmiah) 1856 – 1915

1. Pengembangan metode-metode ilmiah dalam manajemen, agar, dapat ditentukan metode yang paling tepat/ terbaik untuk pelaksanaan setiap pekerjaan dapat ditentukan

2. Seleksi ilmiah untuk karyawan, agar setiap karyawan dapat diberikan tanggung      jawab atas sesuatu tugas sesuai dengan kemampuannya

3. Pendidikan dan pengembangan ilmiah para karyawan

4. Kerjasama yang baik antara manajemen dan tenaga keerja.

James D. Mooney

1. Prinsip Koordinasi, meliputi: wewenang, saling melayani, doktrin (perumusan tujuan) dan disiplin

2. Prinsip Skalar, meliputi: kepemimpinan, delegasi dan fungsi

3. Prinsip Fungsional, yakni: fungsionalisme bermacam-macam tugas yang berbeda

4. Prinsip Staf, yakni: perbedaan yang jelas antara staf dan lin

4. Pekerjaan kantor

Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang ijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin-mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan aktu. Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

a)      Mengumpulkan / Menghimpun

Mengumpulkan/menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperluk

b). Mencatat

Yaitu kegiatan membukukan seperti dalam hal membukukan berbagai transaksi atau berbagai keterangan yang diperlukan dengan menggunakan alat tulis menulis

c). Mengolah

Yaitu mengerjakan atau memproses data atau keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

d). Menggandakan

Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan

e). Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi atau data dari satu pihak ke pihak lainnya dengan menggunakan berbagai cara dan alat

f). Menyimpan

Yaitu kegiatan menaruh di tempat tertentu dengan menggunakan berbagai cara dan alat dengan tujuan dapat di temukan kembali dengan cepat bilamana keterangan tersebut di butuhkan

Soal Latihan

1. Uraikan  Karakteristik administrasi perkantoran menurut pendapat Mu sterlah menyimak materi di atas!
2. Uraikan Azas-azas administrasi perkantoran dengan benar!

4.    Struktur Organisasi Kantor

Struktur organisasi bersifat unik, tidak ada organisasi yang mempunyai struktur yang sama persis dengan yang  lain. Namun mereka dapat diklasifikasikan menurut  kesamaan elemennya.  Masalah utama dalam mendesain struktur organisasi adalah memilih bentuk dasar struktur organisasi

a.    Struktur Fungsional

•  Dasar pengelompokan kegiatan adalah sumber (resources) yang berarti setiap fungsi merupakan bagian yang menyediakan sumber (misalnya bagian produksi, keuangan, pemasaran, personalia, penelitian dan pengembangan).

•  Kegiatan dan manusia dikelompokkan bersama berdasarkan dasar kesamaan pekerjaan, ekahlian, tujuan atau penggunaan sumberdaya seperti produksi, keuangan, penjualan, sdm dan teknik.

•  Kegiatan pengolahan dan pelayanan informasi yang ada pada bagian produksi, pemasaran, dan seluruh bagian lainnya disatukan menjadi satu bagian yaitu bagian

c. STRUKTUR CAMPURAN (HIBRIDA)

• Dalam struktur campuran fungsi-fungsi yang penting bagi setiap produk dimiliki secara lengkap oleh setiap unit organisasi, tetapi ada beberapa fungsi tertentu yang berada di bawah penguasaan pusat perusahaan.

• Struktur produk terjadi pada fungsi-fungsi yang dimiliki secara lengakap oleh seluruh unit organisasi . struktur fungsional mencakup fungsi-fungsi yang tetap dikuasai oleh pusat perusahaan.

  • Sering digunakan untuk memenuhi permintaan berbeda pada perusahaan yang  

    menghadapi karakteristik lingkungan, dari stabil ke perubahan cepat

d. STRUKTUR MATRIKS

•Manusia dan aktivitas dikelompokkan dalam tim multi fungsi menurut proyek atau kontrak. Tim bersifat sementara, selama umur proyek dan diambilkan dari fungsi berbeda sehingga setiap orang mempunya dua manajer, satu manajer proyek, satu manajer fungsional.

•Struktur matriks diciptakan dengan maksud untuk menggabungkan kelebihan struktur fungsional dan kelebihan dari struktur produk secara bersamaan

  • Struktur matriks digunakan apabila struktur fungsional maupun struktur campuran

    ternyata tidak lagi mampu menjawab tuntutan lingkungan terhadap organisasi.

•Contoh organisasi dengan struktur matriks diperlihatkan pada gambar yang berikut.

•Tujuan: keterpaduan keahlian dan sumberdaya dengan kebutuhan pelanggan dan persyaratan teknis dan bisnis proyek dan kontrak dan untuk mengadaptasi perubahan lingkungan dinamis yang cepat

e. Unsur-unsur Struktur Organisasi

1. Fungsi Strategic Apex dipegang oleh “penentu” kebijakan organisasi, yaitu Top     management yang diberi tanggung jawab atas keseluruhan organisasi

2. Fungsi Middle Line dipegang oleh orang/unit yang bertugas sbg penghubung     antara Strategic Apex dgn Operating Core.

3. Fungsi Technostructure dijalankan oleh orang/unit kerja yg berfungsi sbg “analis”

   yang melayani kepentingan organisasi dalam melakukan standarisasi tertentu

   dalam organisasi

4. Fungsi Support Staff seperti halnya Technostructure, ditempati oleh orang-orang  yang mengisi unit staf yang memberi jasa pendukung tidak langsung kepada

   organisasi.

5.    Fungsi Operating Core dijalankan oleh unit/individu yang berhubungan langsung    dengan “klien”. Satuan pelaksana , yang melakukan pekerjaan dasar yang      berhubungan dengan produksi (barang / jasa )

Soal latihan

1.    Jelaskan yang dimaksud struktur organisasi!

2.    Jelaskan bentuk-bentuk struktur organisasi!

3.    Jelaskan keunggulan dari masing-masing bentuk struktur organisasi!

4.    Jelaskan kelemahan dari masing-masing bentuk struktur organisasi!

5.    Jelaskan unsur struktur organisasi!

Komunikasi kantor

1.      Berkomunikasi di tempat kerja

Agar didalam berkomunikasi di tempat kerja dapat dilakukan secara efektif,   maka harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut.

1)        Memahami pengertian komunikasi

2)      Memahami unsur-unsur komunikasi, yang meliputi adanya komunikator, berita atau pesan, komunikan/penerima berita, dan respon atau tanggapan.

3)      Memilih media komunikasi yang tepat, yang terdiri dari media komunikasi audial, media komunikasi visual, dan media komunikasi audio-visual.

4)      Azas-azas komunikasi yang harus diperhatikan adalah kemudahan dalam pengeiriman informasi, informasi mudah dimengerti, kesamaan pengertian, penggunaan alat komunikasi yang sederhana, dan informasi harus bermanfaat

5)      Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah difahami oleh pihak audiens, maka komunikator harus memahami dan menerapkan prinsip-prinsip berbicara efektif yang meliputi tahap pendahuluan, isi atau materi dan penutup.

6)      Agar pesan atau informasi yang diterima mudah difahami, maka komunikan harus dapat menerapkan teknik mendengarkan yang efektif.

7)      Agar konflik di tempat kerja dapat dihindari dan diatasi, maka setiap anggota organisasi harus mampu mengidentifikasi terjadinya konflik dan memberikan solusi untuk mengatasi konflik.

8)      Solusi untuk mengatasi konflik di tempat kerja dapat dilakukan dengan menghindari sumber konflik, netralisasi sikap, mengubah sikap, blending atau mencari titik persamaan, dan understanding atau memecahkan masalah bersama-sama.

2.      Memberi bantuan pada pelanggan

Memberikan bantuan kepada pelanggan sangat berkaitan erat dengan masalah pelayanan prima. Pelayanan prima (excellent service) adalah suatu pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan.

a.      Sikap Dalam Bekerja

Dalam bekerja kita tidak seorang diri, melainkan dalam bentuk tim. Oleh karena kita bekerja dalam tim maka perlu memperhatikan sikap terhadap orang lain, baik atasan, teman sekerja, maupun anak buah. Berikut ini diuraikan bagaimana kita harus bersikap  dalam bekerja.

1.  Sikap terhadap rekan kerja

         Bersikap baik dan bersahabat dalam melaksanakan koordinasi

         Menghindari ucapan atau kata-kata yang tidak sopan, atau tidak pantas untuk diucapkan

         Menghindari sikap dan ucapan yang bernada bermusuhan

         Menjauhi sikap berprasangka buruk terhadap atasan dan teman sekerja

         Tidak membicarakan kelemahan atasan dan teman sekerja didepan umum

2..  Sikap terhadap atasan

         Menghindari sikap menolak tugas yang menjadi tanggungjawabnya

         Tidak bersikap mengambil muka dan mengorbankan teman sekerja

         Tidak mengambil kebijakan melampaui atasan dalam hal menyangkut keputusan

         Mengusahakan agar atasan selalu memperoleh informasi yang benar

         Menunjukkan kerja sama yang baik, jujur dan penuh pengabdian

         Menghargai tanggungjawab, wewenang, dan kebijakan atasan

3.  Sikap terhadap bawahan

         Tidak bersikap terlalu lugas dan suka membual

         Tidak menjanjikan hal-hal yang kiranya tidak dapat dipenuhi

         Tidak mengkhianati kepercayaan yang diberikan oleh bawahan

         Bersikap bijaksana dalam mengambil suatu keputusan

         Bersikap terbuka dan transparan dengan menerima dan menampung pengaduan dan keluhan bawahannya

         Menerima dengan bijaksana segala kritik dan saran-saran yang sifatnya membangun

4. Penanganan Keluhan Pelanggan

Penanganan keluhan pelanggan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari pelayanan prima. Oleh karena itu, menanggapi dan menangani keluhan pelanggan perlu mendapatkan prioritas dalam penangannya. Penanganan keluhan pelanggan dapat dimulai dengan mengidentifikasi sumber permasalahan yang menyebabkan pelanggan merasa tidak puas. Sumber masalah harus diatasi agar dimasa mendatang tidak terjadi lagi masalah yang sama.

Ketidak puasan pelanggan akan semakin besar apabila keluhannya tidak segera ditangani dengan baik. Hal ini dilakukan agar jangan sampai pelanggan berprasangka buruk atau negatif (negative thinking) terhadap perusahaan. Pelanggan hanya menginginkan pihak perusahaan dapat menunjukkan perhatian terhadap ketidak puasannya.

Terdapat lima cara dalam menangani keluhan pelanggan, yaitu:

a.              Bersikap empati terhadap pelanggan yang kecewa

b.             Kecepatan dalam menangani keluhan

c.              Kewajaran atau keadilan dalam memecahkan permasalahan keluhan

d.             Kemudahan bagi pelanggan untuk menghubungi perusahaan

e.              Menerapkan konsep Total Quality Service (TQC)

Konsep Total Quality Service (TQC) berfokus pada lima bidang sasaran, yaitu:

      Fokus kepada pelanggan

      Keterlibatan total

      Pengukuran

      Dukungan sistematis

      Perbaikan berkesinambungan

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa menanggapi dan menangani keluhan pelanggan merupakan salah satu prinsip pelayanan prima yang harus diperhatikan oleh tenaga pelayan/penjual atau perusahaan

5.  Pelayanan Prima Berdasarkan A3

Salah satu cara dalam menciptakan dan mempertahankan hubungan yang baik dan harmonis dengan para kolega dan pelanggan adalah dengan melakukan konsep pelayanan prima berdasarkan A3 (attitude, attention, dan action). Pelayanan prima berdasarkan konsep A3, artinya pelayanan yang diberikan kepada pelanggan dengan menggunakan pendekatan sikap (attitude), perhatian (attention), dan tindakan (action).

Dewasa ini telah cukup banyak ahli manajemen yang mengkaji pentingnya pelayanan prima terhadap pelanggan, seperti Deming, Stephen Usela, Collier, Vincent Gaspersz, Fandy Tjiptono, dan lain-lain. Mereka telah mengembangkan berbagai konsep tentang pelayanan prima, seperti konsep VINCENT, Siklus Deming, TQS (Total Quality Service), TQM (Total Quality Management), dan lain-lain.

Vincent Gasperasz mengembangkan suatu konsep manajemen perbaikan mutu yang disebut VINCENT. Konsep ini terdiri tujuh strategi perbaikan kualitas pelayanan. Ketujuh konsep tersebut, yaitu:

a.       Visionary transformation (transformasi visi)

b.      Infrastructure (kebutuhan akan sarana prasarana)

c.       Need for improvement (kebutuhan untuk perbaikan)

d.      Costumer focus (focus pada pelanggan)

e.       Empowerment (pemberdayaan potensi)

f.       New views of quality (pandangan baru tentang mutu)

g.      Top management (omitmen manajemen puncak)

Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan benar!

1.      Jelaskan pentingnya grooming dalam penampilan prima!

2.      Apa sebabnya dalam jamuan bisnis tidak boleh membicarakan masalah pribadi?

3.      Jelaskan tata cara percakapan yang baik dalam jamuan bisnis!

Mengidentifikasi Azas dan Tujuan  Tata Ruang  Kantor

A. Pengertian

Akibat perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini, mengakibatkan penerapan tata ruang kantor ditujukan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Dari beberapa pakar yang mengutarakan tentang pengertian tata ruang, diantaranya George R. Terry dalam buku office management and Control tahun 1958 menyatakan sebagai berikut:

“Office layout in the der temination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the officework within reasonable cost”. (tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhankebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak). Dengan kata lain, arti tata r uang kantor dapat pula diutarakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efisiensi kerja.

B. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang

Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhankebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor

1.fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan

2.biaya yang layak

3.Keindahan kantor

4. kemudahan arus kerja

5. efisiensi ruangan

C. Merancang Tata Ruang Kantor

Pada dasar nya, dikenal adanya 4 macam tata ruang kantor, yaitu:

1. Tata ruang kantor berkamar (Cubicle Type Offices)

2. Tata ruang kantor terbuka (Open Plan Offices)

3. Tata ruang kantor berhias atau berpanorama/ber tamanm(Landscape Offices).

4. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.

D. Bentuk tata Ruang kantor

1 Tata Ruang Kantor Berkamar

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Ber kamar adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja.

Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah:

• Konsentrasi kerja lebih terjamin.
• Pekerjaan yang bersifat r ahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.
• Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.
• Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.

Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah:

• Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
• Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.
• Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.
• Mempersulit pengawasan.
• Memerlukan ruangan yang luas.

2. Tata Ruang Kantor Terbuka

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama- sama di ruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.

Keuntungan tata ruang kantor terbuka

• Mudah dalam pengawasan,  pengaturan cahaya, udara,
• pengaturan warna dan dekorasi.
• Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi.
• Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.
• Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan: ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan,
• penggunaan telepon dan lain-lainnya.

Kerugian tata ruang kantor terbuka

• Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan.
• Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi.
• Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas.
• Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan.
• Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.

4.      Tata Ruang Kantor Berpanorama

Yang dimaksud dengan Tata Kantor Berpanorama adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seper ti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama:

• Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja.
• Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan.
• Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan.
• Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efesien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai.

Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama:

• Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasinlainnya.
• Biaya pemeliharaan tinggi.
• Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah.
• Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar,

tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.Tata ruang gabunagn ini perlu dipertimbangkan karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai keuntungan dan kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan.

E. Azas Pokok dan Prinsip  Tata Ruang kantor

Dalam buku Pratical Plan Layout tahun 1955, Richard Muther mengutarakan tentang azas-azas Pokok Tata Ruang adalah sebagai berikut:

1. azas Jarak Terpendek:

Merupakan jarak terpendek antara 2 titik dalam garis lurus.

2. azas Rangkaian Kerja:

Yaitu penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan.

3.  azas Penggunaan Segenap Ruang:

Apabila mungkin, tidak ada ruang yang tidak terpakai, tidak hanya yang berupa luas    

lantai, tetapi juga vertikal ke atas maupun ke bawah

4.  azas Perubahan Susunan Tempat Kerja:

Apabila diperlukan dapat diubah dengan mudah, misalnya tata ruang kantor terpaksa diubah, karena:

a. Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor

b. Penemuan teknologi bar u, dan lain-lain.

F. Tujuan Tata Ruang kantor

Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin m udah serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.Apabila dirinci, maka tujuan tata ruang kantor antara lain adalah:

1.      Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.

2.      Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3.      Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efesien.

4.      Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.

5.      Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.

6.      Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.

7.      Mengusahakan adanya keleluasaan bagi:

a. Gerakan pegawai yang sedang bekerja.

b. Kemungkinan pemanfaatan r uangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu.

c. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari.

G. Fasilitas kantor

Menurut Ensiklopedi Administrasi, perlengkapan kantor (office equipment) adalah segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas- tugas tata usaha, yang terdiri perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi, dapat dikatakan bahwa peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan. Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan dengan peralatan atau perlengkapan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor. Istilah-istilah dalam peralatan kantor adalah sebagai berikut:

   Perabot kantor (office furniture)

Yaitu benda-benda yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha dan termasuk perlengkapan kantor tahan lama.

Meja Staf

Meja yang biasa digunakan oleh staf, terutama bagian administrasi atau tata usaha.

Meja Resepsionis (penerima tamu)

Meja yang digunakan untuk menerima tamu ataupun untuk dijadikan tempat memberi dan mengetahui informasi yang berhubungan dengan perusahaan.

              

Meja Direksi

Meja yang dipakai pimpinan perusahaan dengan bentuk dan desain yang dapat mewakili gambaran seseorang yang mempunyai jabatan penting dalam perusahaan tersebut.

Meja Rapat

Meja ini digunakan pada saat per temuan rapat.

Meja Samping

Meja yang biasanya digunakan oleh seorang sekretaris pimpinan, biasa disebut meja return.

2. Kursi

Untuk kursi kerja ataupun kursi k etik ukuran besar dan tinggi ser ta modelnya harus disesuaikan dengan orang yang hendak   mempergunakan- nya. Di Indonesia tinggi kursi rata-rata 0,46 m

         

Filing Cabinet

Filing Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari bawah ke atas, gunanya untuk menyimpan map-map file atau kar tukartu yang berukur an kurang lebih 25 x 35 cm.

Laci-Laci Kartu

Bentuknya adalah semacam lemari rak dengan laci-laci yang lebih kecil daripada laci-laci filing cabinet.

Peralatan

Selain perabot yang disebut pada bagian terdahulu, dapat pula disebutkan adanya peralatan (facilities) kantor seper ti pesawat telpon, pesawat pendikte (dictaphone),

pesawat pemanggil (megaphone), pesawat radio, pesawat TV, pesawat perekam suara (tape recorder), papan tulis, gambar kepala negara, peta bumi, globe dan ebagainy a. Perlu ada pedoman tertentu tentang penempatan fasilitas tersebut serta penggunanya, disamping untuk memenuhi ketentuan jabatan seseorang, azas keserasian, juga tetap perlu diperhatikan untuk meningkatkan efisiensi.

Lemari Laci Arsip Beroda

Bagian kecil perabot dengan lereng-lereng atau kaki, dengan laci yang biasanya ditaruh di bawah bangku atau meja.

Kabinet Peraga

Kabinet biasanya dengan lipatan, ada raknya, untuk memeragakan dan menyusun buku, majalah, dan brosur

Panel yang Dapat Dipindah

Pembatas yang biasanya ada kakin ya dan digunakan untuk menyekat berbagai ruang kerja.

Loker

Kabinet besar dua-pintu dengan daun untuk menggantung pakaian dan menaruh berbagai barang.

Lemari Pendek

Perabot kantor panjang-pendek dengan laci atau kompartemen untuk menyimpan berbagai barang

3.      Mesin kantor (office machines)

Yaitu segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas tata usaha seperti mesin-mesin kantor.Hal penting dalam rangka memilih sarana perkantoran yang akan dipakai adalah fungsi alat ter maksud beserta jaminan dari pihak penjual terutama yang menyangkut masalah pembelian, pengadaan suku cadang, bahan yang dipakai serta pelayanan perbaikan kerusakan yang cepat dan tidak membuat banyak kesibukan.

Macam-Macam Mesin

Berdasarkan kelima pokok alasan untuk penggunaan mesin maka dapatlah dibedakan pula adanya tiga jenis mesin dan perlengkapan, yaitu:

1. Mesin untuk menghemat fisik, tenaga, dan pikiran manusia disebut sebagai Labour Saving Machine, misal alat-alat besar: fork-lift pada unit-unit pergudangan dan depo-depo peralatan atau bangunan sedangkan komputer, kalkulator dan sebagainya pada pekerjaan-pekerjaan administratif (paper- work).
2. Mesin untuk menghemat pengeluaran uang, disebut Money Saving Machine, yakni mesin-mesin untuk mass-production. Jadi disamping mesin-mesin yang bersifat teknis engineering seperti mesin pintal, mesin-mesin komputer (dalam jangka panjang), mesin-mesin penggandaan dan sebagainya.
3. Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu, disebut Time Saving Machine, misalnya komputer, mesin photocopy, mesin penggandaan, mesin atau alat komunikasi dan transportasi dan sebagainya.

Komputer

Secara umum komputer telah menggantikan fungsi mesin,tik sebagai alat untuk membuat warkat dan dokumen sekaligus menggandakannya dengan alat pencetak yang disebut pr inter. Komputer dibagi menjadi 2 bagian,yaitu perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software).

Mesin Tik Manual

Mesin tik manual (mekanik) yaitu mesin tik biasa yangdijumpai sehari-hari pada tiap kantor. Mesin tik ini dikenal dengan 3 (tiga) model, yaitu:

1. Standar, yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang rol/gandaran mulai dari 13" (13 inci) sampai dengan 27". Mesin tik ini dapat dipergunakan untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas dobel folio.
2. Semi standar, yaitu mesin tik berukur an 13". Mesin tik ini juga dilengkapi tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan pekerjaan dengan meng- gunakan kertas berukuran 1½ kali folio.

3.      Portabel, yaitu mesin tik y ang menggunakan panjang rol/gandaran antara 9½” hingga 10". Mesin ini dianggap sangat praktis karena bentuknya yang mudah dibawa ke mana-mana.

Mesin Tik Elektrik

Mesin tik elektrik adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakkan dengan  mempergunakan tenaga listrik. Mesin tik elektrik memiliki ciri-ciri, antara lain:

1. Tenaga pengger aknya menggunakan tenaga listrik.

2. Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis.

3. Tuts-tutsnya seperti yang terdapat pada mesin tik manual ditambah saklar (on-off  witch). Pada mesin tik elektrik ada 2 jenis hur uf, yaitu:

Ø  Mesin tik elektrik dengan sistem huruf batang.

Ø  Mesin tik elektrik dengan sistem huruf bola.

Mesin Fotokopi

Adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil ukuran dari aslinya. Naskah asli yang digandakan dengan mesin fotokopi ini akan menghasilkan rekaman naskah yang baik kualitasnya dan mirip atau mendekati aslinya, tetapi berwarna hitam tulisannya. Oleh karena itu, banyak orang yang mempergunakan jasa fotokopi untuk menggandakan naskah, baik untuk keperluan pribadi, dinas, maupun kepentingan pendidikan. Salinan dapat dibuat pada ker tas biasa atau kertas khusus, transparansi atau master duplikasi.

Mesin Penghancur Kertas

Mesin penghancur kertas diper lukan untuk menghancurkan arsip-arsip atau dokumen yang sudah tidak terpakai lagi atau nilai gunanya (kadaluarsa). Karena fungsinya sebagai penghancur kertas, maka peranannya sangat besar, sehingga rahasia yang ada di dalam dokumen tersebut tidak dapat diketahui oleh orang lain. Dengan hancurnya kertas dalam bentuk kecil, sangat sulit kerahasiaannya diketahui oleh orang lain, apalagi sebelum dibuang sobekan kertas tersebut diaduk terlebih dahulu.

Printer

Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik, di atas kertas. Printer biasanya terbagi atas beberapa bagian, yaitu picker sebagai alat mengambil kertas dari tray. Tray ialah tempat menar uh kertas. Alat ini beroperasi apabila dihubungkan dengan computer atau alat lain yang dapat mendukung seper ti kamera digital. Printer menghasilkan cetakan yang lebih berkualitas dan terang sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan.

1. Dot Matriks

Sistem kerja pencetak ini adalah menubrukkan sekelompok titik kecil ke atas pita karbon sehingga bergabung membentuk karakter ke atas kertas (impact system), seperti pada mesin ketik.

Mesin Penjumlah

Fungsi mesin ini adalah sebagai alat bantu guna mempermudah dan memperlancar pekerjaan khususnya bagi pegawai bagian keuangan atau kasir, karena dengan menggunakan peralatan bantu mesin penjumlah, kita dapat mengurangi kesulitan-kesulitan pekerjaan serta dapat mengur angi pengeluaran energi yang besar. Ada beberapa jenis mesin penghitung, diantaranya:

Mesin Penghitung Uang

Di kantor khususnya pegawai bank, sering melakukan pekerjaan hitung-menghitung uang dalam jumlah besar yang tentunya hal ini memerlukan ketelitian dan kejujuran dar i pegawai yang ber tugas.

Mesin Hitung Saku (Kalkulator)

Berdasarkan kegunaannya kalkulator dibagi menjadi 3, yaitu:

a. Office calculator, yaitu kalkulator yang banyak digunakan di kantor atau dunia perdagangan, kalkulator ini hanya digunakan untuk operasi sederhana seperti menambah, mengurangi, mengkali dan membagi.

b. Scientific calculator, kalkulator yang memiliki tomboltombol khusus yang hanya digunakan untuk hitungan matematika.

c. Financial calculator, yaitu kalkulator yang memiliki  tombol-tombol yang dapat digunakan untuk menyimpan hitungan dan menampilkan kembali hitungan yang

biasa digunakan untuk hitungan keuangan

Mesin Kasir (Cash Register)

Mesin cash register adalah alat yang digunakan untuk menyelesaikan transaksi secara tunai. Mesin ini ada 2  macam, yaitu:

a. Mesin Cash Register dengan Infra Merah (Scanner) Jenis mesin ini banyak digunakan di toko swalayan besar, seperti hyper market. Penggunaan mesin ini lebih mudah, kasir hanya tinggal menyorot scanner ke arah barcode barang yang terdapat pada kemasan. Otomatis pada mesin cash register ini akan muncul kode, nama barang dan harganya karena sebelumnya data atau informasi mengenai itu sebelumnya telah dimasukkan dalam memori mesin ini.

b. Mesin Cash Register Manual Jenis mesin ini banyak digunakan di kantor atau toko kecil, apotik dan sebagainya.

Mesin Stensil

Ada 2 macam mesin stensil, yaitu: mesin stensil manual dan mesin stensil listrik. Terdapat pula model dengan bantalan-dasar, yang mer upakan jenis duplikator stensil termurah dan memadai bila volume kerja yang harus dilakukan sedikit.

Proyektor OHP

Overhead Projector (OHP) adalah alat yang digunakan untuk menjelaskan presentasi secara visual. OHP adalah media komunikasi visual yang dipergunakan

untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada  transparancy film yang diletakkan di atas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar.

Proyektor LCD

Alat ini hampir sama fungsinya dengan OHP, yaitu memperbesar tampilan gambar, foto maupun data dari komputer ke layar atau bidang datar lainnya. Data atau informasi yang akan ditayangkan langsung harus berbentuk digital , oleh karena itu alat ini dihubungkan dengan alat digital lain seperti: kamera, komputer atau laptop.

Mesin Scanner

Pemindai atau scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seper ti dokumen, foto, gelombang, suhu dan lainlain.

Mesin Binding

Dalam menjilid buku atau diklat maupun data untuk keperluan persiapan rapat sangat diperlukan kerapian. Penjilidan dapat dilakukan dengan mempergunakan penjepret yang besar untuk buku atau diklat. Selain mempergunakan alat jepret untuk kertas atau steples, dapat pula menggunakan mesin penjilid khusus terutama untuk buku atau diklat yang mempunyai ketebalan tertentu yang tidak dapat dilakukan dengan menggunakan steples, namun mesin ini menggunakan kawat penguat yang biasanya berbentuk spiral atau plastik berbentuk spiral.

     

Mesin Laminating

Mesin laminating menggunakan tenaga listrik dimana panas yang dihasilkan berasal dari energi listrik. Mesin laminating digunakan untuk melapisi dokumen, sertifikat atau kartukartu identitas dengan plastik tipis agar tidak mudah rusak bila terkena noda, kotoran, air atau dimakan kutu rayap.

Mesin Absensi

Karyawan merupakan aset yang terpenting bagi suatu perusahaan, untuk itu biasanya perusahaan memiliki divisi atau bagian yang khusus menangani masalah

manajemen karyawan (pegawai), yaitu HRD (Human Resource and Development). Fungsi divisi ini menangani permasalahan manajemen karyawan mulai dari perekrutan, penempatan, evaluasi kerja, absensi, dan sebagainya yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan mengenai karyawan tersebut.

Telepon

Pesawat telepon adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan dan sekaligus berfungsi untuk mendengarkan suara atau pembicara. Sedangkan penyampaian informasi dari telephone jarak jauh dengan mempergunakan pesawat telepon sering disebut dengan istilah telephoning atau peneleponan.

Faksimile

Faksimile adalah mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar. Mesin ini dikombinasikan dengan pesawat telepon karena peralatan yang dipakai merupakan sistem komunikasi sambungan kabel.

Perbekalan kantor (office supplies)

Yaitu benda-benda yang akan habis dalam pemakaian sehari-hari di kantor. Benda-benda tersebut umumnya dipergunakan untuk keperluan tulis- menulis seper tiker tas, tinta pensil, pulpen dan lainlain.

Hiasan kantor (office ornament)

Hiasan kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya ditujukan untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung mempengaruhi kinerja di dalam kantor.

I.     Tata Letak fasilitas kantor

Pengertian Tata Letak

Tata letak merupakan satu keputusan penting yang menentukan efisiensi sebuah operasi jangka panjang. Tata letak memiliki banyak dampak strategis karena tata letak menentukan daya saing perusahaan dalam hal kapasitas, proses, fleksibilitas, dan biaya, serta kualitas kerja, kontak pelanggan, dan citra perusahaan. Tata letak yang efektif dapat membantu mencapai sebuah strategi yang menunjang diferensiasi, biaya rendah, atau respons cepat.

Tujuan strategi tata letak adalah untuk membangun tata letak yang ekonomis yang memenuhi kebutuhan persaingan perusahaan. Dalam semua kasus, desain tata letak harus mempertimbangkan bagaimana untuk mencapai:

·         Utilisasi ruang, peralatan, dan orang yang lebih tinggi.

·         Aliran informasi, barang, atau orang yang lebih baik.

·         Moral karyawan yang lebih baik, juga kondisi lingkungan kerja yang lebih aman Interaksi dengan pelanggan yang lebih baik.

·         Fleksibilitas (bagaimanapun kondisi tata letak yang ada sekarang, tata letak­akan perlu diubah).

B.   Tipe-Tipe Tata Letak

Sebuah tata letak yang efektif memfasilitasi adanya aliran bahan, orang, dan informasi di dalam dan antar-wilayah. Untuk mencapai tujuan ini, beragam pendekatan telah dikembangkan. Ada enam pendekatan tata letak :

1)      Tata letak dengan posisi tetap memenuhi persyaratan tata letak untuk proyek yang besar dan memakan tempat seperti proses pembuatan kapal laut dan gedung.

2)      Tata letak yang berorientasi pada proses berhubungan dengan produksi dengan volume rendah, dan bervariasi tinggi (juga disebut sebagai "job shop", atau produksi terputus).

3)      Tata letak kantor menempatkan para pekerja, peralatan mereka, dan ruangan/kantor yang melancarkan aliran informasi.

4)      Tata letak ritel menempatkan rak-rak dan memberikan tanggapan atas perilaku pelanggan.

5)      Tata letak gudang melihat kelebihan dan kekurangan antara ruangan dan sistem penanganan bahan.

6)      Tata letak yang berorientasi pada produk—mencari utilisasi karyawan dan mesin yang paling baik dalam produksi yang kontinu atau berulang.

Oleh karena hanya beberapa dari keenam golongan ini yang dapat dimodelkan secara matematis, tata letak dan desain dari fasilitas fisik masih merupakan sebuah seni. Walaupun demikian, telah diketahui bahwa sebuah tata letak yang baik perlu menetapkan beberapa hal berikut:

1.   Peralatan penanganan bahan. Manajer harus memutuskan peralatan yang akan digunakan, meliputi ban berjalan, cranes, (automated storage and retrieval system—ASRS), juga kereta otomatis untuk mengirim dan menyimpan bahan.

2.    Kapasitas dan persyaratan luas ruang. Desain tata letak dan penyediaan ruangan hanya dapat dilakukan saat persyaratan jumlah pekerja, mesin, dan peralatan diketahui. Pada kasus pekerjaan kantor, manajer operasi harus membuat perkiraan persyaratan ruang untuk setiap karyawan.

3.    Lingkungan hidup dan estetika. Pemikiran mengenai tata letak sering membutuhkan keputusan mengenai jendela, tanaman, dan tinggi partisi untuk memfasilitasi aliran udara, pribadi, mengurangi kebisingan, menyediakan keleluasaan pribadi, dan sebagainya.

4.    Aliran informasi. Komunikasi sangat penting bagi setiap perusahaan dan harus dapat difasilitasi oleh tata letak. Permasalahan ini mungkin membutuhkan keputusan tentang jarak.

5.    Biaya perpindahan antar wilayah kerja yang berbeda. Terdapat banyak pertimbangan unik yang berkaitan dengan perpindahan bahan atau kepentingan beberapa wilayah terutama untuk didekatkan satu sama lain.

Tata Lingkungan kantor

1.      Penerangan/Cahaya

Karena penerangan sangat besar manfaatnya untuk keselamatan bekerja dan kelancaran kerja bagi para pegawai, maka perlu diperhatikan adanya penerangan (cahaya) yang terang tetapi tidak menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas (kurang cukup) mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan akan lambat, banyak kesalahan terjadi, dan tentu saja hal ini menyebabkan kurang efesien dalam melaksanakan pekerjaan, sehingga tujuan organisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efektif. Pada dasar nya, cahaya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

a. Cahaya alam yang berasal dari sinar matahari

b. Cahaya buatan, berupa lampu

2. Tata Warna

Menata warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan direncanakan dengan teliti dan sebaik-baiknya. Meskipun pada kenyataannya tata warna tidak dapat dipisahkan dengan penataan dekorasi. Hal ini dapat dimaklumi, karena warna mempunyai pengaruh besar pada perasaan. Sifat dan pengaruh warna kadang-kadang menimbulkan rasa senang, sedih dan lain- lain, sehingga di dalam sifat warna itu sendiri dapat merangsang perasaan manusia.

4.    Ventilasi pengatur udara

Pegawai akan sulit dapat bekerja dengan baik pada suhu berkisar antara 13-24 derajat celcius

4. Dekorasi

Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik, karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan kerja saja tetapi harus diperhatikan cara mengatur letaknya, susunan dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.

5. Suara Bising

Karena pada umumnya pekerjaan yang ada membutuhkan kosentrasi, maka suara bising hendaknya dihindarkan agar supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar, dan efesien sehingga produktivitas kerja akan meningkat.

6. Musik

Menurut para peneliti, musik yang nadanya lembut sesuai dengan suasana, waktu dan tempatnya dapat membangkitkan dan merangsang bekerja. Oleh karena itu lagu-lagu dapat dipilih dengan teliti untuk dikumandangkan di tempat kerja. Kalau tidak justru akan mengganggu konsentrasi kerja.

7. Keamanan

Perlu diingat bahwa di dalam merencanakan Tata Ruang Kantor hendaknya selalu diperhatikan adanya keamanan dalam bekerja, oleh karena itu faktor keamanan perlu betul-betul diper timbangkan secara hati- hati dan teliti.

Prinsip 5R dalam tata ruang kantor

Setiap perusahaan pasti mengharapkan suatu lingkungan kerja yang selalu bersih, rapi, dan masing – masing orang mempunyai konsistensi dan disiplin diri, sehingga mampu mendukung terciptanya tingkat efisiensi dan produktifitas yang tinggi di perusahaan. Untuk itu diperlukan upaya dengan melakukan penerapan program 5R Yaitu:Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin

Soal Latihan

1.      Jelaskan pengertian Tata Ruang Kantor menurut GR. Terry!

2.       Jelaskan faktor-faktor yang mempengaruhi Tata Ruang (Cahaya, Warna, Udara, suara)!

3.      Jelaskan bagai Merancang Tata Ruang Kantor yang baik!

4.      Jelaskan Azas Pokok dan Prinsip  Tata Ruang kantor yang benar secara berurutan!

5.      Jelaskan Tujuan Tata Ruang kantor diracang!